Um alte, nicht mehr benötigte Daten zu löschen, empfehlen wir folgendes Vorgehen.
Modul Person
Leere oder falsch erfasste Personen löschen
Es handelt sich dabei meist um Personen ohne Vornamen und Namen.
1.) Im Person-Filter alle anzeigen einstellen:
2.) Liste Personen suchen nach Namen sortieren.
Die vermutlich falsch erfassten Personen auswählen und löschen.
Doppelt erfasste Personen zusammenführen
WinFAP bietet eine Funktion um gleiche Personen innerhalb einer Organisation (Mandant) zusammenzuführen.
Erhöhen Sie die Suchpräzision Schritt um Schritt, bis alle doppelten Personen gefunden und vereint sind. Siehe auch Online-Hilfe in WinFAP.
Modul Geräte
Nicht zugeordnete Geräte löschen
WinFAP bietet eine Funktion um Geräte, welche keiner Person zugeordnet sind, zu löschen.
Alle zu löschenden Geräte markieren und löschen.
Geräte ohne Rufnummern löschen
Geräte ohne Rufnummern sind meist bedeutungslos. Dies sind meist Geräte von gelöschten Personen. Diese sollten besser gelöscht werden.
Pager und Funkgeräte sind von dieser Funktion ausgenommen, da diese meist im Besitze der Wehr sind und somit nicht zugeordnet sein können.
1.) Im Gerät-Filter alle anzeigen einstellen
2.) Geräte suchen, welche im Rufnummernfeld '---' haben
3.) Das zu löschende Gerät auswählen und löschen.
ACHTUNG: Bei Pagern kann es korrekt sein, dass diese keine Rufnummern haben! Prüfen, ob diese tatsächlich gelöscht werden sollen!
Vermeidung von Geräten ohne Rufnummern
Soll bei einer Person die Nummer entfernt werden, dann nicht einfach die Nummer überschreiben!
sondern das Gerät löschen!
Damit gibt es in Zukunft keine Geräte mehr ohne Rufnummern.
Modul Organisation
Alarmsystem bereinigen
Achtung: Kommt nur bei einer aktiven Ankoppelung an ein Alarmsystem zur Anwendung!
Alte Alarmsystem-Konfigurationen löschen, welche nicht mehr benötigt werden.
Dokumentenverwaltung
Nicht zugeordnete Dokumente löschen
WinFAP bietet eine Funktion um Dokumente, welche keinem Datensatz zugeordnet sind, zu löschen. Meist sind diese Dokumente nicht mehr auffindbar, da diese nicht mehr zugeordnet sind.
Nicht zugeordnete Dokumente anzeigen lassen und löschen. Es folgt eine Rückfrage, ob die zu löschenden Dokumente vorgängig gesichert werden sollen.