WS#66678: E-Mail-Versand in WinFAP web / eBORS web

WinFAP web und eBORS web bietet die Möglichkeit, eMails direkt aus der Applikation zu versenden. Damit dies funktioniert, muss in WinFAP web ein eMail-Server für den Versand konfiguriert werden.

Im Normalfall trägt der Kunde die Angaben unter den 'Einstellungen -> Kommunikation -> E-Mail' seinen E-Mail (SMTP)-Server ein. Kann der 'eigene' E-Mail-Server nicht verwendet werden, so kann der E-Mail-Server von CodX Software konfiguriert werden. Wie der E-Mail-Server (mail.codx.ch) von CodX Software konfiguriert wird, entnehmen Sie der Online-Hilfe von WinFAP web / eBORS web.

HINWEIS: Verwenden Sie wenn möglich Ihren eigenen E-Mail-Server und nicht mail.codx.ch.

Bekannte Probleme mit E-Mail-Server von CodX Software

Werden E-Mails über den E-Mail(SMTP)-Server mail.codx.ch versendet, so kann dies zu Problemen führen.

Die E-Mails werden für die eingestellte E-Mail-Absenderadresse (z.B. Hans@Muster.ch) im Namen der Domain Muster.ch mithilfe des Mail-Servers (MailTransferAgent) mail.codx.ch übertragen.

Die Empfänger E-Mail-Server (MTA's) prüfen die Domäne des versendenden E-Mail-Servers und die Domäne der Absender-E-Mail-Adresse (muster.ch <--> codx.ch) und weisen die E-Mails zurück, wenn diese nicht übereinstimmen. In diesem Fall erhalten Sie als Absender zum Teil eine entsprechende Antwort des MTA's des Empfängers. Teilweise nimmt der Empfänger Server dies aber auch an verschiebt diese aber in den Spam Ordner des Kontos.

Lösung(en)

1 Priorität: Eigener SMTP-Server ( beste Lösung):

Konfigurieren Sie Ihren eigenen E-Mail-Server. Die Angaben dazu erhalten Sie von Ihrem E-Mail-Provider oder Ihrem IT-Administrator. Unter Umständen muss dieser den Zugang für WinFAP web / eBORS web noch erlauben. Verwenden Sie ausschliesslich eine sichere verschlüsselte Verbindung via Port 587 (oder 486)

2. Priorität: Erweiterung SPF Record

Diese ist nicht notwendig bei der Verwendung eines eigenen Mail-Servers (Da sollte der SPF Eintrag berits vorhanden sein um muss nicht erweitert werden.).
Mit dem Erfassen/Erweitern eines TXT-Records Sender Policy Framework (SPF) in einer DNS-Zonendatei in Ihrer Domain (muster.ch) erlauben Sie dem Mail Server codx.ch E-Mails im Namen Ihrer Domain zu versenden.
Kontaktieren Sie dazu Ihren E-Mail-Provider oder Ihren IT-Administrator. (Mit den Suchbegriffen SPF, Sender Polixy Framework finden sich im Internet zahlreiche Informationen. Eine sehr ausführliche z.B. bei kinsta.com/de/wissensdatenbank  'Was ist ein SPF-Eintrag? Ein vollständiger Leitfaden')

3. Priorität: codx.ch SMTP (Couvert) From Adresse verwenden

Diese Variante kann zusätzlich zu Priorität 2 aktiviert werden. (Verfügbar ab WinFAP Version 11.4)
Diese Möglichkeit erhöt die Chance, dass der Empfänger Server das E-Mail annimmt (meist aber im Spam-Ordner). Diese kann via WinFAP Options (-2070 (EMail), UseCodXSenderAddress) aktiviert werden. Der Empfänger des E-Mail sieht wie gewohnt die eingestellte Absenderadresse (Hans@Muster.ch).

4. Priorität: no-reply@codx.ch als Absenderadresse verwenden

Tragen Sie anstelle der eigenen Absenderadresse no-reply@codx.ch ein. Wie der Name schon sagt, kann/soll der Empfänger nun nicht mehr direkt auf diese E-Mail antworten. Ergänzen Sie darum den Text in der Signatur mit zum Beispiel. Antworten bitte via Weiterleiten des  E-Mail an: meineAdresse@Muster.ch

5. Prioriät: Den eigenen lokalen Mail Client verwenden

Dies ist natürlich die schlechteste Lösung, Möglicherweise reicht es auch aus, dass zumindest die Empfänger welche die E-Mail nicht bekommen via lokalen E-Mail Client angeschrieben werden. 

Weitere Punkte

smtp.office365.com: Wenn die SMTP-Authentifizierung für Ihr smtp.office365.com-Konto fehlschlägt, kann es sein, dass Ihr Konto so konfiguriert ist, dass MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung) erforderlich ist. Möglicherweise müssen Sie die Einstellungen so ändern, dass eine Legacy-Authentifizierung (Ein-Faktor-Authentifizierung) möglich ist. Siehe https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/conditional-access/block-legacy-authentication
Außerdem kann ein App-Kennwort erforderlich sein. Siehe https://docs.microsoft.com/en-us/azure/active-directory/user-help/multi-factor-authentication-end-user-app-passwords



 

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